Как работает кассовый аппарат? Виды кассовых аппаратов. Инструкция по работе с кассовым аппаратом

При этом все субъекты бизнеса должны будут обзавестись новыми приборами до июля 2021 года.

Рассматривая различные виды онлайн-касс, необходимо принять во внимание основные показатели функционирования фирмы:

• число товаров в ассортименте;
• наличие среди их числа подакцизных продуктов;
• проходимость товаров или число сделок за рабочую смену;
• вариант выхода в интернет.

После выяснения приведенных выше позиций можно приступать к выбору подходящей онлайн-кассы.

Онлайн-касса – на что обратить внимание при выборе?

Предприниматели, выбирая для своего бизнеса новый кассовый аппарат, должны знать шесть основных параметров онлайн-кассы, на которые стоит обратить внимание.

Пропускная способность устройства

Она показывает сколько чеков в минуту печатает ККТ. Максимальной выдачей отличаются самые дорогие аппараты, приобретение которых бессмысленно при небольшом масштабе бизнеса.

Мобильность прибора

Если фирма планирует курьерскую доставку или работает вне стационарной точки, то ей следует выбрать оборудование на автономном аккумуляторе, а не на питании от сети.

Вариант выхода в интернет

Все кассовые аппараты из реестра ФНС можно разделить на три группы: подключающиеся к интернету через Ethternet-кабель, Wi-Fi или встроенный модем (SIM-карта).

Объем памяти

Этот параметр актуален для автономных регистраторов (они способны сохранять не более 10 000 сделок), а те кассы, которые работают через компьютер – пользуются его памятью.

Удобство управления

Самыми простыми в управлении по праву считаются сенсорные кассовые устройства – они выводят на дисплей подсказки для пользователя. Отдельные аппараты выводят на экран номер ошибки (Атол-90Ф) или даже приводят комментарии к ним (Пионер-114Ф)

Поддержка ЕГАИС

Такая опция важная для компаний, торгующих алкоголем – наличие в ККТ специального УТМ-модуля, поддерживающего ЕГАИС. Примером такого устройства является кассовый аппарат Меркурий модель180 Ф.

Основные виды онлайн-касс – как сделать правильный выбор?

Перечень представленных сейчас на рынке новых кассовых приборов чрезвычайно широк. Однако их можно условно разделить на три группы – автономные кассы, POS-терминалы и фискальные регистраторы.

Автономные кассы представляют собой приборы, имеющие собственный блок питания и встроенную память. Они могут работать независимо от компьютера. В структуре таких ККТ представлены:

• небольшой процессор и карта памяти;
• маленький дисплей;
• панель с кнопками;
• мини-принтер с возможностью печати чеков на узкой ленте.

Примерами автономных касс, вошедших в реестр ФНС, выступают Дримкас-Ф, Атол-90Ф, Меркурий-115Ф, Элвес-МФ и др.

Рис.2 Кассовый аппарат Атол 90Ф – типичный представитель класса автономных касс. Источник: Сайт «Спб-Касса»

POS-терминалы – это ККТ, которые также способны функционировать без подключения к ПК. Однако в отличие от автономных касс они имеют такие характеристики:

• более мощный процессор и встроенная память;
• цветной сенсорный дисплей;
• принтер для печати чеков;
• устройство для считывания магнитных карт.

Удобными и функциональными POS-терминалами являются Viki Mini F, Эватор Стандарт-МФ, Viki Tower F 10 и др.

Фискальные регистраторы являются стационарными кассовыми устройствами. Они способны работать только в связке с компьютером, поскольку не имеют процессора, памяти и дисплея. Их задача состоит в печати чеков.

Примерами качественных фискальных регистраторов выступают Viki Print 57 Plus Ф, Атол-55Ф, Штрих-Лайт-01-Ф и др.

Важное место в торгово-оперативном процессе торгового предприятия занимает организация расчетов с покупателями.

Правильная организация расчетов с покупателями позволяет сократить время, затраченное покупателями, обеспечивает точность, быстроту и наглядность расчетов, исключает хищения и злоупотребления денежными средствами.

До недавнего времени расчеты с покупателями производились продавцами за наличные деньги или путем регистрации через кассовые аппараты. Способ расчета, при котором деньги получает продавец, усложняет контроль и учет за денежными средствами и товарно-материальными ценностями, затрудняет проверку покупателями правильности расчетов и т.д.

Применение торгово-кассовых машин в торговом процессе обеспечивает простоту, наглядность, правильность расчетов с покупателями, контроль за временем расчетных операций, улучшение санитарно-гигиенических условий при реализации продовольственных товаров. В настоящее время в торговле существуют следующие способы расчета с покупателями, с помощью:

– кассира-операциониста;

– продавца-кассира;

– контролера-кассира;

– автомата.

Первый способ используют при традиционных методах продажи товаров через прилавок, когда товары отпускаются по кассовым чекам. Кассир-операционист регистрирует покупки через кассовый аппарат, выдает покупателю кассовый чек, по которому покупатель получает у продавца отобранный товар. При этом способе расчета материальная ответственность ложится на разных лиц: продавец отвечает за товар в отделе, кассир-операционист – за деньги в кассе.

При втором способе расчетов кассовый аппарат находится в отделе. Продавец отбирает, взвешивает, упаковывает отобранный покупателем товар, регистрирует его через кассовый аппарат и выдает чек покупателю вместе с товаром. В этом случае работник несет материальную ответственность только за свой отдел и кассу отдела.

При третьем способе расчет производится в узле расчета, который расположен при выходе из магазина самообслуживания. Покупатель отбирает товары в торговом зале, затем предъявляет их контролеру-кассиру в узле расчета и получает чек, который сохраняет до выхода из магазина. В этом случае контролер-кассир несет материальную ответственность за товар в торговом зале и за денежные суммы в кассовом аппарате.

При четвертом способе деньги получают автоматы, осуществляющие продажу штучных товаров, например, пачку сигарет, плитку шоколада, баночку пива, воды и т.д.

В последние годы в торговлю поступают разнообразные более современные кассовые машины отечественного и зарубежного исполнения, учитывающие изменение технологии продажи товаров и с возможностью выполнения большого количества различных функций не только при расчетах с покупателями, но и по учету и контролю кассовых операций машин. Контрольно-кассовые машины (ККМ) представляют собой сложные устройства, предназначенные для получения, хранения и обработки информации при выполнении расчетно-кассовых операций.

По технической реализации электронные ККМ относятся к классу специальных ЭВМ. В зависимости от специфики торговых операций, ККМ позволяют получить документ определенного образца (чек, квитанцию или накладную), обеспечивают работу в компьютерной сети, обслуживающей средние, крупные магазины, отели и т.д.

Существует несколько классов ККМ, отличающихся по цели и функциональности. Согласно государственному реестру ККМ разрешенные к применению кассовые аппараты имеют следующую классификацию:

– автономные ККМ;

– пассивно-системные ККМ;

– активно-системные ККМ;

– фискальные.

Автономные кассы, как правило, используются в магазинах, в которых нет оперативного количественного учета на компьютерах. Они работают в соответствии с размещенными в них программами, обеспечивая регистрацию сумм, номера отдела, даты проведения операции. Расширение функциональных возможностей этих касс может быть достигнуто только за счет подключения внешних дополнительных устройств. К этому типу относятся ККМ, работающие автономно от электросети. Основные марки этого типа-Самсунг-4615 и Самсунг-250.

Пассивно-системные ККМ приобретают предприятия, которые собираются проводить у себя автоматизацию. Пассивно-системные кассы позволяют, кроме перечисленных функций автономных касс, работать в локальных сетях, но при этом отсутствует возможность управлять ими. К этому виду ККМ можно отнести следующие: АМС-1090Ф; Элвес-0103Ф; Штрих-14850Ф; Штрих-2000Ф, а также Самсунг-4615 и Самсунг-250 (с установленной платой ПТС).

Активно-системные ККМ предназначены для работы в различных информационных сетях, они обладают возможностями персональных компьютеров по управлению, хранению и обработке информации. Они могут использоваться как автономные и пассивно-системные кассы. К этим кассам относятся ККМ POS-серии, предназначенные для использования в системе автоматизации товарного учета в ресторанах, кафе, магазинах и т.д.

Фискальные регистраторы – ККМ, предназначенные для работы только локальной компьютерно-кассовой сети, позволяют только получать данные.

Электронные ККМ позволяют:

– осуществлять работу в сети (до 32 машин);

– изменять объем памяти;

– подключать периферийные устройства (весы, сканеры, принтеры подкладной печати и т.д.);

– автоматически отслеживать время и дату с выводом на принтер;

– автоматизировать учет и контроль кассовых операций;

– программировать режимы работы (пароли защиты и фискальной памяти от несанкционированного доступа, справочник лиц, допущенных к работе на ККМ (до 20 пользователей), наценки и скидки, операции исправления, аннулирования, возврата, выплаты);

– формировать справочник товаров (до 10 тыс. ед.);

– вводить 13-значный штриховой код с помощью сканера либо 4-значный код (до 100 ед.) с помощью клавиатуры;

– автоматически тестировать фискальную память и неисправности устройств;

– печатать отрывной чек и контрольную ленту;

– осуществлять цветную печать (два цвета), считывать магнитные карты, интерфейс с кредитными картами;

– проводить фискализацию данных.

В данной статье я постараюсь простым языком объяснить разницу между разными типами кассовых аппаратов (хотя некоторые из них даже не являются кассовыми аппаратами, но предприниматели привыкли их так называть).

Одним из важных для ведения торговли элементов техники являются кассовые аппараты . Если не заострять внимание на отдельных тонкостях и особенностях, можно сказать, что все аппараты делятся на два вида:

• автономные
• неавтономные

Автономные кассовые аппараты

Автономными кассовыми аппаратами называют те контрольно-кассовые машины, которые работают как самостоятельные устройства. Такие контрольно-кассовые устройства имеют в составе принтер, дисплей и цифровую клавиатуру. В отличие от фискальных регистраторов, они могут работать без подключения к компьютеру. Но к компьютеру их тоже можно подключить для того, чтобы задать начальные настройки, к примеру, надписи «Спасибо за покупку!», ввести ИНН, а на некоторых даже реализовать несложную автоматизацию с 1С либо другой программой.

У таких кассовых аппаратов есть два блока памяти: фискальная память и память ЭКЛЗ . Оба этих блока памяти нужны для того, чтобы налогоплательщики не удаляли из кассы пробитую выручку для уклонения от уплаты налогов. С 2004 года налоговая не регистрирует кассовые аппараты без ЭКЛЗ.

Обозначения кассовых аппаратов. По последней букве в названии кассового аппарата можно определить его тип.

К - кассовый аппарат с ЭКЛЗ и фискальной памятью, например: Альфа 400К , Меркурий 130К , Меркурий 180К , АМС 100К

Ф (до 2004 года) - кассовый аппарат только с фискальной памятью, например: Альфа 400Ф , Меркурий 130Ф , Меркурий 180Ф , АМС 100Ф , такие аппараты уже давно не выпускаются (с 2004 года) и не регистрируются в налоговой.

Ф (с 2017 года) - кассовые аппараты с фискальным накопителем . Фискальный накопитель заменяет сразу и фискальную память и ЭКЛЗ. Некоторые из таких ККМ могут работать как в режиме кассового аппарата, так и в режиме фискального регистратора.

Если в конце названия нет ни одной из этих букв - это ЧПМ .

Фискальные регистраторы

Неавтономные контрольно-кассовые устройства , в отличие от автономных, работают только под управлением компьютера. Фискальный регистратор – типичный пример такой машины, внешне очень похож на принтер. У такого аппарата нет экрана или клавиатуры: поскольку он работает с компьютером, в дублировании этих функций нет необходимости. У него также есть два блока памяти, которые предназначены для регистрации всех пробиваемых чеков.

Блоки памяти как автономных, так и неавтономных контрольно-кассовых аппаратов должны быть в обязательном порядке зарегистрированы в налоговой инспекции. Также эти блоки должны постоянно предоставляться в налоговые службы для снятия данных и обслуживаться в сервисных центрах, поскольку стоимость этих устройств достаточно высока.

Кроме кассовых аппаратов Вас могут заинтересовать и другие устройства, которые выполняют сходные функции. Например, автоматизированная система печати документов, или АСПД , представляет собой контрольно-кассовую машину, в которой отсутствует один из блоков памяти – ЭКЛЗ, тот, который фиксирует информацию для налоговой инспекции. Это своеобразные кассы для внутреннего использования, позволяющие, к примеру, контролировать работу продавцов. Регистрировать такие аппараты нет необходимости, поскольку то, что они печатают, не является кассовым чеком.

Чековый принтер , еще один вид машин, печатающих чеки, работает только под управлением компьютера. В нем также нет необходимых блоков памяти, поэтому чековые принтеры не требуют регистрации в налоговой инспекции. По сравнению с обычным принтером, чековый принтер имеет свои положительные моменты, к ним можно отнести:

• скорость печати;
• экономия средств на бумаге;
• компактный размер;
• надежность.

Сегодня на рынке представлено множество видов кассовых аппаратов, однако выбор того, который будет использован в Вашем бизнесе, стоит только за Вами.

POS-терминал

POS-терминал (POS от Point of Sale - "точка продажи") - является программно-аппаратным комплексом для торговли, включающий в себя минимум фискальный регистратор и компьютер с установленным торговым ПО. Дополнительно к POS системам могут подключаться так же: денежный ящик, сканер штрих кодов и т.п. За счет интуитивно понятного пользовательского интерфейса POS-система позволяет упростить работу кассира и увеличить скорость обслуживания клиентов.

Правки к федеральному закону №54 от 2016 года позволяют использовать в составе ККМ сторонние электронно-вычислительные устройства (ПК, планшеты или смартфоны). Таким образом кассовые аппараты типа ЭВОТОР или MSPOS-К являются POS-терминалами. К POS-система так же можно отнести мобильные кассовые аппараты со встроенными эквайринговыми терминалами.

Один из главных плюсов POS-терминала - пользователь самостоятельно может выбрать то оборудование и программное обеспечение, которое считает нужным.

ЧПМ (МЭР)

ЧПМ - расшифровывается как чекопечатающая машина. А МЭР - машина электронная регистрирующая. Разные производители по-разному называют свои детища.

По большому счету ЧПМ не является контрольно-кассовой машиной и в налоговой вам ее не зарегистрируют.

Эти аппараты приобретают плательщики ЕНВД, которые не обязаны покупать дорогостоящие кассовые аппараты. С помощью их можно вести недорогой учет продаж и контролировать персонал. А также покупателю всегда можно выдать такой знакомый ему кассовый чек.

Современные контрольно-кассовые аппараты различают по области их применения и по конструктивным, технологическим особенностям.

Области применения:

1. Торговля
2. Услуги
3. Сделки с нефтепродуктами
4. Рестораны и отели

Распределение моделей ККМ по сферам деятельности, указанное в Реестре, постоянно меняется. Важно вовремя реагировать и приобретать именно ту модель, которая на данный момент соответствует нормам реестра.

Технологические особенности:

1. Автономные ККМ
2. Пассивные системные
3. Активные системные
4. Фискальный регистратор

Например, популярные у нас портативные ККМ относятся к автономным системам и могут работать без подключения к сети.
Пассивные ККМ работают в компьютерно-кассовой системе, но не могут самостоятельно управлять этой системой.
Активная ККМ сама управляет компьютерной системой, в которой работает. Она обладает фискальной памятью, способна хранить и обрабатывать информацию.
Фискальный регистратор работает только при подключении к компьютеру и получает информацию через канал связи.

Виды онлайн-касс, представленные в данный момент на рынке, должны отвечать новым требованиям законодательства. В этой статье расскажем, чем отличается новая ККТ и какой она бывает.

Основные нововведения, касающиеся использования ККТ с 2017 года

Для участников российского рынка, использующих расчеты наличными или электронными средствами платежа, актуальны изменения, внесенные в закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Новшества введены законом «О внесении изменений...» от 03.07.2016 № 290-ФЗ и вступили в силу еще 15 июля 2016 года, с этих пор продавцы могли готовиться морально и материально к переходу на новые правила применения касс. Основные нововведения таковы:

• Осуществление перехода на онлайн-кассы, с помощью которых информация о расчетах будет автоматически передаваться в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД).
• Бланк строгой отчетности приравнен к кассовому чеку. Оба вида документов делаются только с помощью нового кассового аппарата и могут быть отправлены покупателю на электронную почту или телефон. Кроме того, вводятся новые обязательные реквизиты, например, наименование и количество товара, ставка НДС.
• Вмененщики, ИП на патенте и те, кто оказывает услуги населению, также попадают под переход на онлайн-кассы.
• Новые способы контроля размеров выручки налоговыми органами, в том числе использование информации о состоянии счетов в банках.
• Регистрация ККТ удаленно, без посещения ФНС, через личный кабинет на сайте налоговой.

Кто должен использовать онлайн-кассы

П. 1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ обязывает применять новые онлайн-ККТ всех предпринимателей и организации, если они являются участниками расчетов наличными или электронными средствами платежа. Таким образом, обновить свои аппараты должны все розничные продавцы, те, кто оказывает услуги населению или является исполнителем работ, интернет-магазины и прочие участники рынка.

Обратите внимание! Кассу не обязательно покупать. Ее можно взять в аренду .

Напомним также, что переход на новые правила произошел 01.07.2017. Но малый бизнес, который раньше работал без касс, должен успеть приобрести онлайн-ККТ к 01.07.2018. К получившим отсрочку относятся вмененщики, владельцы торговых автоматов, лица, предоставляющие услуги населению, а также ИП, использующие патентное налогообложение. В законе также имеется перечень тех, кто не обязан применять какую-либо ККТ (ст. 2 закона № 54-ФЗ):

• занятые видами деятельности, поименованными в п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ (например, продавцы розничных рынков, няни, сиделки, продавцы мороженого в киосках, ремонт обуви и ключей и т. д.);
• находящиеся в отдаленных и труднодоступных местностях (список таких территорий утверждается госорганом субъекта РФ);
• аптеки и подразделения медицинских организаций, торгующие медицинскими средствами в сельских населенных пунктах, где нет аптек, и прочие.

ВНИМАНИЕ! Продавцы подакцизных товаров и те, кто использует платежные терминалы или торговые автоматы, должны применять онлайн-кассы в любом случае.

Основные характеристики онлайн-касс

Особенностью новых кассовых аппаратов является то, что они должны иметь выход в интернет для передачи данных о продаже в ФНС через специальную организацию, оператора фискальных данных (ОФД). Кроме того, онлайн-ККТ может пересылать чеки в электронном виде на почту или телефон покупателя, эти электронные документы имеют ту же силу, что и бумажные. Онлайн-касса должна быть оснащена фискальным накопителем. Этот прибор позволяет записывать фискальные данные в зашифрованном виде без возможности их корректировки, хранить данные в сжатом виде долгое время, расшифровывать данные, взаимодействовать с ОФД на предмет подтверждения получения или неполучения информации. Также новые кассы должны уметь печатать QR-код на чеке, с помощью которого покупатель может проверить всю информацию о покупке. Подробные требования в ККТ перечислены в ст. 4 закона № 54-ФЗ.

Как в ККТ должны быть настроены часы, узнайте .

Список кассовых аппаратов, разрешенных с 2017 года

Список разрешенных онлайн-касс публикуется на сайте ФНС, его можно найти по ссылке .

Чтобы кассовый аппарат был включен в официальный реестр, производитель должен подать соответствующее заявление на прохождение экспертизы заявленной моделью ККТ. Проверка заявленного аппарата проводится экспертной организацией, которая также одобрена госорганом и включена в отдельный реестр таких организаций. На основании экспертного заключения определенная модель попадает в реестр разрешенной ККТ. Фискальные накопители также проходят аналогичную проверку и включаются в реестр, опубликованный на сайте ФНС .

Различные виды онлайн-касс с 2017 года можно найти в продаже. В упомянутом выше реестре ККТ, например, указана сфера деятельности, для которой подойдет определенный аппарат. В зависимости от вида бизнеса аппарат оснащается функциями печати определенных реквизитов на кассовом чеке. Также в зависимости от вида деятельности можно выбрать кассу подходящего размера, мощности, скорости печати и т. д. Разберем, от каких условий может зависеть выбор онлайн-касс, приведя их классификацию в следующем разделе.

Классификация кассовых аппаратов

Классификация различных видов онлайн-касс может быть представлена следующим образом:

1. По виду оборудования:

• кнопочные кассы;
• онлайн-регистраторы (подключаются к компьютеру и работают через программу, например, 1С);
• онлайн- терминалы (миниатюрные компьютеры, как правило, уже с программой и встроенным печатающим устройством).

Первый вариант наиболее дешевых касс подойдет для малого бизнеса с номенклатурой менее 50 позиций и небольшим количеством чеков в день (не более 100), поскольку такие кассы требуют загрузки данных о номенклатуре, цене и т. д. с компьютера, что затруднительно при большом количестве продаваемых товаров, информация по которым может постоянно меняться. Такие кассы также занимают мало места. Существуют кассы с очень маленькими размерами, подходящие для переноски курьерами или при выездной торговле.

Кроме того, если пользователь ККТ является ИП на УСН, ЕНВД, патенте, ЕСХН, он может также сэкономить на кассе, ведь до 01.02.2021 ему не нужно указывать на чеке или БСО наименование и количество товара. Отсутствие этой функции также удешевит новый аппарат. При этом нужно учесть и то, что через 4 года обновление или замена все-таки потребуется, и, возможно, выгоднее приобрести более функциональную кассу уже сейчас.

Второй и третий варианты подходят для стационарной торговли с проходимостью более 150 чеков в день. Они в основном оснащены автоотрезом чеков, быстро печатают, выдерживают большую нагрузку по количеству чеков в день и имеют мощный процессор.

2. По участию в автоматизации учета:

• с возможностью выгрузки данных в 1С;
• с возможностью выгрузки данных только в табличную форму.

3. По адаптированности к требованиям для продавцов алкоголя:

• с привязкой к ЕГАИС;
• без привязки к ЕГАИС.

4. По скорости печати:

• быстрые (нужны в магазинах с высокой проходимостью);
• медленные (подойдут для сферы услуг, где поток клиентов небольшой, для маленьких магазинов).

5. По виду модуля связи, для подключения к интернету:

• Wi-Fi;
• Ethernet-кабель;
• SIM-карта оператора связи;
• через компьютер, уже подключенный к интернету.

Итоги

Выбор онлайн-кассы зависит от многих параметров организации. Также стоит учесть пути развития бизнеса, план расширения, увеличения объемов продаж, чтобы не продешевить. Но прежде чем покупать новую кассу, следует проверить, возможна ли модернизация старой и что будет выгоднее.

Большой объем информации о ККТ вы можете найти в разделе нашего сайта .